Bild1\ Bild2\ Bild3\
 

 
Gesetzliche und vertragliche Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die Unterlagen vorgenommen wurde, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen bzw. abgesandt, der Buchungsbeleg entstanden oder die Aufzeichnung vorgenommen wurde.

Dies ist aber ausnahmsweise dann nicht zulässig, wenn die Unterlagen noch für laufende Verfahren – zum Beispiel für eine begonnene Betriebsprüfung, ein Straf- oder Klageverfahren benötigt werden

Demnach können bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist, Unterlagen aus dem Jahre 2000 und früher, erst mit Ablauf des 31.12.2010 vernichtet werden!

Dies betrifft folgende Unterlagen:

Bücher oder Aufzeichnungen (z.B. das vom Zahnarzt selbst geführte Ärzte-Journal oder
die vom Steuerberater erstellte Buchführung) sowie die
Einnahme-Überschuss-Rechnung (Gewinnermittlung) und AfA-Listen.

Hinweis: Die Frist verlängert sich, wenn die Einnahme-Überschuss-Rechnung erst verspätet erstellt wird. Ist sie beispielsweise für 2008 erst in 2010 erstellt worden, dürfen die Unterlagen zur Gewinnermittlung erst in 2021 vernichtet werden.

Kassenbücher, Tageskassenberichte oder Kassenjournale nach der letzten Eintragung.

Patientenrechnung-Ausgangsbuch
nach der letzten Eintragung sowie Patientenrechnungs-Durchschriften mit Zahlungsvermerken.

Quartalsabrechnungen der KZV mit Anlagen, Eingangsrechnungen und Abrechnungen des Fremdlabors, gegebenenfalls Abrechnungen einer Privatverrechnungsstelle.

Unterlagen für die Girokonten der Praxis (Konto-Auszüge mit Überweisungs-, Einzahlungs- und Abhebungsbelegen) und sonstige Kreditunterlagen.

Rechnungen über den Kauf von Einrichtung und Inventar sowie Belege über die laufenden Kosten für den Praxisbetrieb – wie z.B. Kfz-Kosten, Reparatur und Wartung der Praxiseinrichtung, Bürobedarf, Beiträge und Versicherungen, Bewirtungen, Geschenke für Geschäftsfreunde usw.

Patienten-Karteikarten, aus denen sich die in Rechnung gestellten Beträge bzw. Eigenanteile und Vermerke über die Zahlungen der Patienten ergeben (entscheidend ist das Datum der letzten Eintragung).

Bei einer 6-jährigen Aufbewahrungsfrist können Unterlagen aus dem Jahre 2004 und früher, erst mit Ablauf des 31.12.2010 vernichtet werden !

Dies betrifft folgende Unterlagen:

Schriftverkehr, z.B. mit der KZV, dem Fremdlabor, den Patienten, dem Vermieter, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Lohnkonten und Lohnbücher (nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung!)

Nach den Vorschriften für Sozialversicherungsbeiträge sind die Lohn- und Gehaltsunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung des Rentenversicherungsträgers folgenden Kalenderjahres geordnet aufzubewahren. Sofern eine Prüfung nicht durchgeführt worden ist. gilt auch hier die steuerliche Sechsjahresfrist.

Es empfiehlt sich aber, Lohnkonten und Lohnbucher möglichst länger aufzubewahren, denn es kommt häufig vor, dass sich ehemalige Mitarbeiter an ihren früheren Arbeitgeber wenden, wenn sie noch Angaben zur Durchsetzung ihrer Rentenansprüche benötigen.


Kassenzahnärztliche Aufbewahrungsvorschriften

Der Zahnarzt ist verpflichtet, über jeden behandelnden Kranken Aufzeichnungen zu machen (Karteikarte) und diese fristgerecht aufzubewahren.

Patienten-Kartei, Behandlungsunterlagen (z.B. Heil- u. Kostenpläne, Diagnostische Unterlagen, Befundunterlagen)

nach Behandlungsende
4 Jahre
Unter Haftungsgesichtspunkten empfiehlt sich jedoch eine längere Aufbewahrung von ca. 10 Jahren!
Röntgenaufnahmen nach der letzten Behandlung
lt. § 28 RöV
(Bei Röntgenuntersuchung von unter 18jährigen bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres)

10 Jahre

Prothetische Planungsmodelle
nach Nr. 7b (GV-2 § 7 Abs. 2)

2 Jahre

Planungsmodelle zur KB-Behandlung
(nach Nr. 7b KZVB-Hinweise)

1 Jahr

Erstellte Gutachten
(Beschluss Nr. 154 der TeKo Bayern)

3 Jahre

Aufzeichnungen über die Belehrung der Praxismitarbeiter
(
gem. § 36 RöV)

5 Jahre

Durchschriften der Arbeitsunfähigkeits-Bescheinigungen
(
lt. § 12 Abs. 2 BMV-Z)

1 Jahr

 

Bei privatzahnärztlicher Versorgung gelten folgende Aufbewahrungsfristen nach § 12 der Berufsordnung der BLZK

Absatz 1
Der Zahnarzt ist verpflichtet, über die in Ausübung seines Berufes gemachten Feststellungen und getroffenen Maßnahmen die erforderlichen Aufzeichnungen chronologisch und für jeden Patienten getrennt anzufertigen (zahnärztliche Dokumentation) und mindestens zehn Jahre aufzubewahren, soweit nicht nach gesetzlichen Vorschriften eine längere Aufbewahrungspflicht besteht. Abweichend davon sind zahnärztliche Modelle, die zur zahnärztlichen Dokumentation notwendig sind, mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Absatz 2
Zahnärztliche Dokumentationen,auch auf elektronischen Datenträgern, sind entsprechend den gesetzlichen Vorschriften aufzubewahren. Beim Umgang mit zahnärztlichen Dokumentationen sind die Bestimmungen über die ärztliche Schweigepflicht und den Datenschutz zu beachten.


Verjährungsfristen

Die Honoraransprüche der Zahnärzte verjähren gemäß § 195 BGB in drei Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt am 1. Januar des auf die Fälligkeit Ihres Honorars folgenden Jahres zu laufen.
Das heißt, dass am 31.12.2010 alle Ansprüche aus Ihren zahnärztlichen Leistungen, die während des Jahres 2007 fällig geworden sind, verjähren. Bitte beachten Sie, dass für den Beginn der Verjährung nicht das Jahr der Liquidationserstellung maßgebend ist, sondern das Jahr, in dem die Arbeit beendet wurde.

Vor dem 1. Januar 2002 bereits bestehende und noch nicht verjährte Ansprüche werden noch nach altem Verjährungsrecht behandelt. Für „Altfälle“ beträgt die Verjährungsfrist zwei Jahre.

Der Patient gerät sowohl in Neu- als auch in Altfällen automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt sind vom Patienten Zinsen auf das Honorar zu entrichten, die 5 % über dem Basiszinssatz liegen. Allerdings muss der Patient in der Rechnung auf den drohenden Verzug hingewiesen werden.
Musterformulierung: „Wir bitten um Ausgleich des Rechnungsbetrages innerhalb 30 Tagen nach Zugang der Rechnung. Nach Ablauf dieser Frist kommen Sie gemäß § 286 Abs. 3 BGB mit dem Ausgleich der Rechnung in Verzug.

Eine Mahnung, sei sie schriftlich oder mündlich oder auch per Einschreiben, unterbricht die Verjährung nicht. Es ist notwendig, dass Sie vor der Beschreitung des Rechtsweges Ihre säumigen Patienten dreimal mahnen. Den Einwand der Verjährung können Sie nur durch die rechtzeitige Beantragung eines Mahnbescheids, eine Klage bei Gericht oder die Anmeldung zum Konkursverfahren noch im Jahre 2005 vermeiden.

Unterbrochen wird die Verjährung auch dann, wenn der Patient Ihren Honoraranspruch anerkennt, das kann auch durch Abschlagszahlungen geschehen. Dann beginnt die dreijährige Verjährungsfrist von diesem Tag an erneut.

Ist ein Honoraranspruch rechtskräftig durch das Gericht festgestellt worden, z.B. durch ein Urteil oder einen Vollstreckungsbefehl, so tritt die Verjährung für den rechtskräftig festgestellten Anspruch erst nach 30 Jahren ein.

 


<< zurück

 
 
 
 
 

Zahnärztlicher Bezirksverband Unterfranken